越谷で賃貸を法人契約予定の方へ！電子契約のメリットデメリットとわかりにくい点を解説

越谷での賃貸法人契約と電子契約の基本

越谷で賃貸物件を法人契約する場合、まず入居条件や社内規程に合う物件を選定し、申込書と併せて会社概要や登記事項証明書などの書類を提出する流れが一般的です。
その後、審査結果にもとづいて賃貸借契約書案や重要事項説明書が提示され、内容を確認したうえで契約締結日が決まります。
契約時には、法人の印鑑証明書や担当者の本人確認書類、場合によっては決裁権限を示す社内の承認書類などが求められることがあります。
このように、法人契約は個人契約よりも準備書類が多くなる傾向があるため、早めの確認が重要です。

不動産分野では、国土交通省が進める不動産分野のDX推進の一環として、賃貸借契約書や重要事項説明書の電子化が段階的に整備されてきました。
宅地建物取引業法施行規則等の改正により、2022年5月18日からは、相手方の承諾を前提に、重要事項説明書や契約締結時書面を電磁的方法で交付できる仕組みが本格的に導入されています。
これにより、賃貸借契約でも、従来は紙で交付していた書面を電子データでやり取りすることが可能になりました。
越谷での法人契約においても、こうした国の制度整備を背景として、電子契約を選択できる場面が着実に増えています。

ここで整理しておきたいのが、電子契約とIT重説の違いです。
電子契約は、賃貸借契約書などの書面を電子データとし、電磁的方法で交付や合意の手続きを行う仕組みを指します。
一方、IT重説は、テレビ会議システムなどを用いて、宅地建物取引士が遠隔で重要事項説明を行う方法のことであり、説明の方法に関する制度です。
法人契約では、重要事項の説明はIT重説で実施し、その後の契約書の締結と交付を電子契約で行うなど、両者を組み合わせて活用するケースも見られるようになっています。

法人契約でも広がる賃貸電子契約のメリット

賃貸借契約書を電子契約で締結する場合、電子データ同士の締結であれば印紙税法上の課税文書に該当しないため、紙の契約書に必要となる印紙税が原則として不要になります。
内閣法制局など公的機関でも、電子契約では印紙税の納付が生じないことが示されており、法人にとっては継続的なコスト削減につながります。
また、紙の契約書を郵送する送料や、押印のための来店に伴う交通費・担当者の移動時間も削減できます。
このように、電子契約を活用することで、越谷での賃貸物件を法人契約する際の事務負担を全体的に軽くしやすくなります。

さらに、賃貸借契約書や重要事項説明書の電磁的方法による交付が認められたことで、決裁者が遠隔地にいる法人でも契約手続を進めやすくなりました。
国土交通省は、宅地建物取引業法施行規則の改正により、令和4年5月18日から重要事項説明書等の電磁的方法による提供を可能としています。
これにより、担当部署で内容を確認したうえで、離れた拠点の決裁者が順次承認するといった社内承認フローとも相性が良くなりました。
結果として、越谷での賃貸法人契約でも、拠点間の距離に左右されにくいスムーズな契約進行が期待できます。

電子契約を導入することは、単に押印や郵送を省くことにとどまらず、書類保管やコンプライアンスの面でも効果があります。
国土交通省は不動産分野におけるDXを推進しており、重要事項説明書や契約締結時書面の電子化により、記載内容に差がないまま効率的に管理できることを示しています。
電子データとして契約書を保管すれば、検索性が高まり、内部監査や社内チェックの際にも過去の契約内容をすぐに確認できます。
改ざん防止機能を備えた電子署名などを組み合わせることで、契約内容の真正性を担保しやすくなり、法人としてのコンプライアンス強化にもつながります。

賃貸電子契約のデメリットと「わかりにくさ」への注意点

賃貸借契約の電子化は、業務効率化の一方で、操作に不慣れな担当者にとって負担になる場面もあります。
国土交通省が公表している不動産分野の取引オンライン化資料でも、電子契約やIT重説の活用が進む一方で、利用者側の理解度への配慮が重要とされています。
特に法人契約では、情報システム部門や総務部門など複数部署が関わるため、端末の準備や社内ルールの整備に時間を要することがあります。
そのため、事前にどの端末を使い、どの通信環境で手続きを行うかを社内で共有しておくことが大切です。

また、長文の賃貸借契約書や重要事項説明書を画面上だけで確認する場合、紙の書類と比べて全体像をつかみにくいという指摘があります。
不動産分野のDXに関する調査では、電子契約やIT重説のデメリットとして、相手方が内容をどこまで理解しているか把握しにくいという回答が多く挙げられています。
スクロールを繰り返しながら読むことで、同じ条文を重複して見たり、逆に見落としたりするおそれがある点にも注意が必要です。
読み進める順番を事前に確認し、重要な条文についてはメモを取りながら確認するなど、意識的な工夫が求められます。

さらに、IT重説を用いてオンラインで重要事項説明を受ける場合、対面と比べて「今どの部分を説明しているのか」が共有しにくい場面があります。
国土交通省の実施マニュアルでも、画面共有や資料の事前送付などにより、説明箇所を相互に確認できるようにすることが推奨されています。
しかし、法人側で複数人が参加する場合、それぞれの画面表示が一致していないと、ページ番号や条文番号の行き違いが生じやすくなります。
そのため、説明を受ける前に資料の版数やページ構成をそろえ、担当者同士で「第○条」「○ページ下部」など共通の指標で確認することが大切です。

法人契約で電子契約を選ぶ際のチェックポイント

まず、法人として電子契約を利用するか、紙による契約書面を用いるかを整理しておくことが大切です。
社内の決裁フローや、担当者のシステム操作への慣れ、紙原本を保管する社内規程の有無などを確認し、どちらの方式が自社の実務に合うか検討します。
さらに、電子契約を選ぶ場合には、国土交通省が示している書面電子化のルールに沿って、電磁的方法での提供に同意できるかどうかも社内で共有しておくと安心です。
こうした事前整理を行うことで、越谷で賃貸物件を法人契約する際にも、方式の違いによる戸惑いを減らすことができます。

次に、重要事項説明の場面で感じやすい「わかりにくさ」への対策を準備しておくことが有効です。
IT重説を利用する場合には、説明が始まる前に「疑問点があれば途中でも遠慮なく質問したい」旨を担当者に伝えておくと、質問しやすい雰囲気が生まれます。
また、説明中は画面上のページ番号や条番号を相手と都度確認し、「第○条の△△について確認したい」など具体的な箇所を指して質問すると、今どこを読んでいるかの齟齬を減らせます。
必要に応じて、事前に送付された資料を印刷し、メモを書き込みながら聞くことで、画面だけでは追いにくい内容も整理しやすくなります。

さらに、越谷で賃貸物件を法人契約する際には、電子契約に関して事前に確認しておきたい実務的なポイントがあります。
例えば、契約書や重要事項説明書をどのような形式で受け取るのか、閲覧期限やダウンロード期限が設定されているか、社内で長期保管するための方法などは、あらかじめ相談しておくと安心です。
また、押印の代わりとなる署名方法や、複数の社内決裁者がいる場合の承認手順、再閲覧や再発行の対応可否も確認しておくと、契約締結後の運用が円滑になります。
このようなポイントを事前に整理し、疑問点を早めに相談しておくことで、法人契約でも電子契約の利便性を十分に活かしやすくなります。

まとめ

法人契約の賃貸でも電子契約が広がり、印紙税や来店の負担を減らせる一方で、操作や重要事項説明の「わかりにくさ」には注意が必要です。
自社の承認フローや担当者のITスキル、書面で確認したい内容などを整理したうえで、「どこまで電子で進めるか」を事前に決めておくことが安心につながります。
当社では、越谷での法人契約について、紙契約と電子契約の違いや注意点も含めて丁寧にご説明いたします。
具体的な進め方や社内のルールに合う方法を一緒に検討できますので、まずはお気軽にご相談ください。